Vastgoedbeheer en -onderhoud met een uniek grote scope: KLM RE&FC

Hangars, kantoren, lounges. KLM heeft een indrukwekkende vastgoedportefeuille van bijna 700.000 m² bruto vloeroppervlak, verdeeld over ruim 90 gebouwen. Het beheren en (laten) onderhouden van al dat vastgoed is de verantwoordelijkheid van de afdeling KLM Real Estate & Facility Contracting oftewel KLM RE&FC. MPM’er Martin van der Kamp vult sinds augustus 2023 de rol in van Director Real Estate & Asset Management binnen deze afdeling, met een team van Asset Managers en Programma Managers. Een complexe interimopdracht met een aantal prachtige uitdagingen.

Industriële benadering

“In de business zeggen we dat tijd geld is. In de luchtvaart zie je dat terug in tijdslots. Er is een tijdslot voor iedere vlucht. Er is ook een tijdslot voor een onderhoudsbeurt van een vliegtuig. Stel je voor wat er gebeurt als een hangardeur niet goed opent. Het vliegtuig dat binnen staat, kan dan niet terug de operatie in. Dat moet je natuurlijk zo veel mogelijk zien te voorkomen.”

‘Mijn ervaring met een industriële, systematische onderhoudsaanpak benut ik in de KLM-organisatie’

Martin heeft als senior manager een groot trackrecord, niet in de luchtvaart maar vooral in de procesindustrie. “Dat was voor KLM een belangrijke reden om mij op interimbasis in te huren voor deze opdracht. Ik neem de industriële benadering van beheer en maintenance mee de organisatie in. Mijn ervaring met een systematische aanpak van het onderhoud van technische installaties kan ik benutten in de KLM-organisatie.”

Enorm grote scope

Wie KLM zegt, denkt aan vliegen. Allerlei divisies binnen de organisatie maken het mogelijk dat 89 Europese en 66 intercontinentale bestemmingen periodiek worden aangevlogen. Te midden van al die divisies is de afdeling KLM RE&FC geen grote maar wel een belangrijke speler. Martin: “We hebben te maken met meer dan 33.000 medewerkers, van wie ruim 8.000 cabinecrewleden. We hebben bijna 700.000 m² bruto vloeroppervlak dat we beheren en (laten) onderhouden. Vastgoed waarin duizenden collega’s hun werk doen. Daarbij gaat het ook nog om het onderhoud van gebouwgebonden installaties als luchtbehandelingsinstallaties, verwarmingssystemen, watervoorzieningen, toegangscontroles etc. De scope van KLM RE&FC is dus gigantisch, uniek in Nederland.”

Zichtbaar en herkenbaar

Martin werd gevraagd om de lacune op te vullen van een vertrekkende director en om tegelijkertijd te helpen een reorganisatie te begeleiden. “KLM RE&FC is dienstverlenend binnen de grote KLM-organisatie. Maar om die rol te kunnen vervullen, moet de afdeling wel zichtbaar en herkenbaar zijn. De afdeling is de afgelopen jaren explosief gegroeid, waardoor onduidelijk was geworden wie men binnen de afdeling voor welke vraag moest benaderen. Met de reorganisatie van KLM RE&FC willen we die ruis weghalen.”

‘In de nieuwe benadering ligt de focus op de divisies’

Toen Martin de genoemde rol overnam, was de dienstverlening gebouwgebonden. “In de nieuwe benadering ligt de focus op de klant, op de diverse divisies. Per divisie kiezen we de meest passende benadering van vastgoedbeheer en onderhoud. Iedere divisie heeft een counterpart binnen KLM RE&FC.”

Transitie

Martin is een business gedreven manager, met een focus op continue verbetering, op het verbinden en ontwikkelen van mensen om ze in hun kracht te zetten, op het bouwen van sterke relaties en van solide teams. “In mijn rol bij KLM wordt van mij verwacht dat ik op alle dossiers de kwaliteit en de voortgang bewaak, dat ik het team mensen in een goede shape houd, dat ik meedenk en mijn verantwoordelijkheid neem in de veranderingen die we nu doorvoeren. Om al het beheer en onderhoud van KLM-vastgoed te borgen, is een consortium in het leven geroepen met de naam 4AMS, een VOF met 3 partners  en KLM RE&FC ‘als vierde partij’ om samenwerking in partnership te benadrukken.

Innovatieve contracting

Bij het onderhouden van zo veel assets komen veel contracten kijken. Martin: “Een onderhoudscontract sluit je gewoonlijk af voor meerdere jaren. Daarbij houd je weinig rekening met tussentijdse aanpassingen. Maar de luchtvaart verandert snel en KLM staat daar middenin. KLM wil toekomstgericht bezig zijn. Dat houdt dan wel in dat we flexibiliteit moeten inbouwen in contracten die in zichzelf geen flexibiliteit kennen. Die contracten moeten tegelijkertijd efficiency bevorderen en transparant zijn. Er is dus een innovatieve benadering nodig in de contracting. En die benadering geven we inhoud en vorm in 4AMS.”

Gereed voor de toekomst

“MPM’ers bieden graag grip op complexiteit. De complexiteit in deze opdracht is het grote aantal dossiers dat we tegelijkertijd oppakken. De diensten en gebouwen vragen iedere dag om aandacht. Je kunt bijvoorbeeld het onderhoud aan een businesslounge voor premiumpassagiers niet laten versloffen. Dat pak je aan om die plek de service en dienstverlening, de uitstraling, de luxe en het comfort te geven die de klanten van een businesslounge verwachten. Daarnaast beweeg je als vastgoed- en beheerorganisatie mee met de snel veranderende wereld, om snel in te kunnen spelen op veranderende behoeften.”

“KLM wil in alle opzichten klaar zijn voor de toekomst. De ambitie is om de hele grondoperatie in 2030 gasloos te laten zijn. Als er nu nieuwe vastgoedprojecten worden geïnitieerd, nemen we daarin alle moderne inzichten mee van hybride werken en flexibele werkplekken. Uitdagingen genoeg in deze wervelende functie.”